人の心を瞬時につかむメール返信　9つの掟！【オフィスミューズ®のお作法】

当たり前のように毎日書いているメールだけど、何気ない一文が相手に好感を与えていたり、ちょっとイラっとさせていたり。その積み重なりが仕事の結果を左右することに気付いていましたか？ 発売中の12月号「実は誰も教えてくれなかった！　オフィスミューズのメール術」でも実例を交えて詳しく紹介しています。

では、さっそくBAILA編集部員が実際に書いたメールを実例に、「人の心を動かす」100点満点なメールに変身させるコツを、作家で営業コンサルタントの和田裕美さんがレクチャー。

毎年恒例の忘年会の日時が決まりましたのでお知らせします。12月16日（金）　19時30分～　＠ビストロ　GINZA SEAFOOD (①）年末のお忙しい時期だと思いますが、（②）ぜひご参集くださいませ。出欠については、1週間後の11月21日（月）までにカゲモン宛にメールいただけますでしょうか。

上記のメールでのポイントは「どういう文面にすれば参加してくれるかを考えること」。掟①　店名だけではなく、「生ガキが絶品！」と評判のお店です、という興味を抱く情報をプラスすること。掟②「みんなで集まれるのも今年最後ですので」のように、もうひと押しする言葉を添えること。

明日お願いしておりました、12月号の打ち合わせのお時間の件、17時に編集部で、とのお約束でしたが、その日の午前中に予定していたイベント取材が、急遽先方の都合で午後に変更になり、17時に間に合わなくなってしまいました。（掟③）　直前に大変恐れ入りますが、明日の18時以降、もしくは午前中が（掟④）あいていらっしゃいましたら、時間を変更していただけますでしょうか？（中略）

こちらのメールのポイントは「時間の変更」がおおごとな印象になってしまっていること。掟③「取材が長引きそうで、17時に間に合わないかもしれません。お待たせすると申し訳ないので、18時に遅らせていただけないでしょうか」と相手を思いやる文に。掟④「18時以降が難しいようでしたら、あらためて日時を相談させてください。ちなみに私は明日午前中もあいています」と相手の都合を聞く。

先日発注したイラストの本データについて、大変申し訳ありませんが、データを一日早くいただくことは可能でしょうか。実は、私が入稿スケジュールを勘違いしており、当初お願いしていたスケジュールでは、進行が間に合わないことがわかり…こちらのミスで大変恐縮なのですが、（掟⑤）一日、納品を早めてくださいますと大変助かります。（掟⑥）お忙しいところすみません。

こちらは感じはいいけれど承諾してもらえないかも？掟⑤文頭で自分のミスを潔く認めて「申し訳ない」と伝えている点は好印象。掟⑥「大変助かります」というようなソフトな言葉では「無理なら構わないんだ」と思われてしまう危険性も。「なんとか早めていただけますようお願いいたします」と、はっきり伝えること。

お誘いいただいていた展示会ですが、（掟⑦）残念ですが撮影が入ってしまって伺えなさそうです…。素敵なアイテムが並んでそうなのに、残念です…！（掟⑧）万が一早めに撮影が終わったらのぞかせてくださいね。（掟⑨）いつもありがとうございます。

こちらのメールは定型文になっていて、少し「残念におもっている」感が足りない？！　掟⑦まずは誘ってくれたことへの感謝の気持ちを示す。掟⑧「素敵」という一般的な言葉だと、真実味が感じられないかも。「貴社の商品は読者にも人気が高いので」というような具体的一文を。掟⑨行ける可能性は本当にある？「次回はぜひ伺いたいので、またお声がけください」と今後の話に落ち着かせたほうがいいかも。

本誌ではほかにも「お願いごと」「催促・クレーム」「お断り」など、感じよく自分の気持ちを伝えるメールのコツ実例が満載！　ぜひお見逃しなく！