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職場でのメール・電話マナー【意外と知らないビジネスマナー③】

基本的なことは解っているものの、たまに起きる「これどうすれば!?」なビジネスマナー。特に相手の顔が見えないメールや電話での対応は不安になりがち...…。しっかり復習してパーフェクトなマナーを身につけよう!

教えてくれたのは…

ビジネスメール&電話の正しいマナー

メールのCC、BCCの使い分けってどうすればいいの?

職場でのメール・電話マナー【意外と知らないビジネスマナー③】_1

CC向き

誰が受信しているかわかったほうがスムーズなもの。CC内に含まれる人同士が面識がある、または仕事でのかかわりがあること。会議の通知などの社内連絡、グループやプロジェクトチーム内の情報共有など。


BCC向き
面識のない人たちに一斉送信するとき。案内メールや広報メールなど。冒頭に「BCCで一斉送信しています」の一文をつけると親切。

メールってすぐ返さなきゃダメ?

結論が出てから返信したいけど、いつまでなら返さなくていい?と、悩む前に「拝受した」ということだけは取り急ぎ返信しておくと安心。「この人だったら拝受メールは必要ないかな」という相手でも、3日以上あけるのはさすがに失礼なので、それまでに返信を。

メールのやりとりをやめるタイミングっていつ? 自分から終わらせるべき?

職場でのメール・電話マナー【意外と知らないビジネスマナー③】_2

こちらも決まりごとはないため、よいと思うところで切り上げてOK。「ありがとうございました」のみの内容のものがこれ以上続くのは変だなと思ったらやめよう。自分が頼み事をする側なら、できれば自分のメールで終わるように。

メールをやりとりしている他社の人から身内にご不幸があったとの連絡が…。どの程度、親身になっていいもの?

「お悔やみ申し上げます」と伝える程度でOK。スケジュールの変更などが伴う場合には、最後に「本日のキャンセルをお気になさらないでください」と添えておけばバッチリ。ただし、上司には報告すること。相手との関係によっては、電報や供花の手配の必要があるかも

上司とのLINE。どこまで連絡していい?

職場でのメール・電話マナー【意外と知らないビジネスマナー③】_3

「何でもLINEで連絡してくる!」と怒る先輩もいるものの、実は「この連絡にLINEはダメ」というマナーはないよう。むしろ、職場で「どこまでLINEで連絡してよいか」をはっきりさせ、無駄にイライラする人が出ないようにすることがマナー。後輩も先輩もいてどちらの気持ちもわかる30代が、取り決めをしようと提案するべき!

【30代のちょい足しマナー】

「LINEの例もそうですが、連絡手段は時代とともに変化しています。新しいものを使うことは、マナー違反ではありません。手軽な新しい手段を使いたい若者と、それは失礼だという先輩の間に立ち、ルールを決めていくことが、30代の“マナー”かもしれません」(西出さん)

イラスト/長谷川ちひろ 取材・原文/東 美希 構成/倉田明恵〈BAILA〉 監修/西出ひろ子 ※BAILA2019年12月号掲載

上座・下座の正しいルールは?【意外と知らないビジネスマナー②】

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