Magazineマガジン

  1. TOP
  2. Lifestyle
  3. 仕事

【意外と知らないビジネスマナーまとめ】おさらいして明日から完璧マナーに!

社会人歴が10年近くになろうとも、「これ、合ってる?」「どうだったっけ?」と急に不安になりがちなビジネスマナー。先輩でも後輩でもある30代の今だからこそ、しっかり復習してパーフェクトなマナーを身につけよう。

<目次>

1.先輩は見た!後輩たちの「モヤッ」と案件

2.ビジネスマナー【名刺編】

3.ビジネスマナー【上座・下座編】

4.ビジネスマナー【メール・電話編】

5.ビジネスマナー【言葉編】

6.ビジネスマナー【コミュニケーションあれこれ編】

1.先輩は見た!後輩たちの「モヤッ」と案件

実はモヤッとされていた!?バイラ世代の先輩たちが驚いたマナー違反。基本的なことから小さなことまでさまざまだけど、やってしまいそうなことだらけ。

【意外と知らないビジネスマナーまとめ】おさらいして明日から完璧マナーに!_1

名刺を重ねて置く

名刺交換は鬼門。「大人数と名刺交換した際に、いただいた名刺を適当にまとめてテーブルの上に置いた後輩を見て冷や汗。その場で注意するわけにもいかず、こっちがそわそわした」(41歳・IT)

【意外と知らないビジネスマナーまとめ】おさらいして明日から完璧マナーに!_2

上座に座る

「上座下座の概念がない後輩が多いと感じます。特に懇親会や軽い飲みの席では平気で上座に……。会議だけではなく、どこでもしっかり配慮してもらわないと困る」(54歳・出版)

【意外と知らないビジネスマナーまとめ】おさらいして明日から完璧マナーに!_3

LINEで欠勤連絡

「欠席の連絡をLINEで送ってくる若者。20代だけではないんですよ! 電話をかけるのが常識、せめてメールで送るべきではないですか?」(49歳・販売)敬語じゃない言葉入りスタンプっも不評。

【意外と知らないビジネスマナーまとめ】おさらいして明日から完璧マナーに!_4

グラスが上

「仲がよくてよく飲みに行く後輩との乾杯にて。別にいいんだけど、と思いつつも、やっぱりグラスが上のまま乾杯されるとちょっと気になりますね(笑)」(39歳・事務)。親しき中にも礼儀あり。

【意外と知らないビジネスマナーまとめ】おさらいして明日から完璧マナーに!_5

御中がない

「本当にびっくりしたのですが、封筒のあて名に取引先の名前のみ。御中と書いてなかった……。“○○会社御中××様”と書いていた子もいるし、しっかりと書き方を学んでほしい」(46歳・デザイナー)

【意外と知らないビジネスマナーまとめ】おさらいして明日から完璧マナーに!_6

赤字で書く

「赤ペンで上司にメモを残していた後輩! 注意したら“その場にペンが赤しかなかった”と言い訳していたけど、モヤッとしました」(42歳・営業)。縁起が悪いと言われる赤字。気にする人がいることを覚えておいて。

【意外と知らないビジネスマナーまとめ】おさらいして明日から完璧マナーに!_7

敬語がおかしい!

最も通報が多かった案件。「敬語を何重にも使いすぎて変になっている子が多く、辟易」(46歳・看護師)、「学生敬語のまま社会に出てそのまま、という30代が弊社にたくさんいる」(52歳・営業)

【意外と知らないビジネスマナーまとめ】おさらいして明日から完璧マナーに!_8

外部の人と電話の際、社内の人に「さん」をつけていた

「いつもではないけれど、たまに社内の人にさんづけする部下。マナーは知っているのだろうから、注意しづらいけど気になる!身についていないんだろうなと残念」(43歳・営業)

2.ビジネスマナー【名刺編】

【意外と知らないビジネスマナーまとめ】おさらいして明日から完璧マナーに!_9

同時交換

名刺を出すのは同時、会社名と名前を名乗るのは訪問した側(目下側)から。相手から読める向きに名刺を差し出し、相手の名刺入れの上に置きます。相手の名刺は左手で持っている自分の名刺入れの上で受け取り、自分の名刺を渡し終えたらすぐに右手を相手の名刺に添え、「ちょうだいいたします」と言って両手で持ち直す。

【意外と知らないビジネスマナーまとめ】おさらいして明日から完璧マナーに!_10

渡すのみ

名刺を差し出し、訪問した側(目下側)から名乗る。名刺は自分の名刺入れに、まずは自分が読める向きで置く。その後、姿勢を正して「○○部の×××と申します」と名乗り、かるく頭を下げ、名刺を相手が読める方向にして、「どうぞよろしくおねがいします」と胸の高さで両手で渡す。

【意外と知らないビジネスマナーまとめ】おさらいして明日から完璧マナーに!_11

もらうのみ

「ちょうだいいたします」と言い、胸の高さで受け取る。名前を指で隠さないように、名刺の端を持つこと。受け取ったら「○○さまですね」と名前を確認。名前の読み方がわからない場合は、この場で確認すれば失礼にはなりません。

【意外と知らないビジネスマナーまとめ】おさらいして明日から完璧マナーに!_12

立ったまま複数人と交換する際に、受け取った名刺はどうすればいいの?

図のように役職が上の人の名刺がいちばん上になるように、挟んで持つ。本来は渡す側が、渡される側の名刺入れの上で、役職順に重ねやすい位置に差し出すのが正しいマナー。

【意外と知らないビジネスマナーまとめ】おさらいして明日から完璧マナーに!_13

着席しない名刺交換のときはすぐにそのまま名刺入れに入れていいの?

テーブルに座ることがない場合、並べる場所もないのでそのまま名刺入れに入れてOK! 入れる前に名刺を少し顔に近づけて“押しいただく”ポーズをとり、感謝の気持ちを示そう。

複数人と交換して着席! 並べ方って?

役職がいちばん上の方の名刺を名刺入れの上に。ほかの方の名刺はそのままテーブルの上に。座席順に並べて置いておこう。

【30代のちょい足しマナー】

「30代ならば、名刺入れを2種類持っておくと◎。堅めの企業相手なら黒や茶のシンプルなもの、ファッション系などの企業相手なら少し派手に遊び心のあるもの、というふうに雰囲気に合わせてチョイスできるといいですね」(西出さん)

3.ビジネスマナー【上座・下座編】

【意外と知らないビジネスマナーまとめ】おさらいして明日から完璧マナーに!_14

【テーブル】

出入り口から見て真正面奥になる場所が上座。そのあとは入り口に近づくほど下座になります。

【意外と知らないビジネスマナーまとめ】おさらいして明日から完璧マナーに!_15

【円卓】

入り口から一番遠い席が上座。以下、入り口から見て左、右、左、右という順に下座に向かう。

【意外と知らないビジネスマナーまとめ】おさらいして明日から完璧マナーに!_16

【エレベーター】

操作盤の前が最も下座。その後ろに最も目上の人。乗客が多い場合は無理にこの順にならなくてもOK。

【意外と知らないビジネスマナーまとめ】おさらいして明日から完璧マナーに!_17

【タクシー】

運転席の後ろが最上席。次が反対側のドアのそばの席。次が真ん中。助手席には最も下位の人が座り、支払いを担当。


車の後部座席の真ん中の席に目上の人を座らせてもいいの?

あの席に座らせていいの!?と迷ったことのある人は多いはず。実はまったく気にしなくてよく、むしろ目上の人の横にいちばん下の人が座るほうが失礼。もし気になるのであれば、真ん中に座る人に「真ん中でよろしいですか?」と確認しよう。

喫茶店などで他社の人を待つとき、通路を見渡しやすい奥に座っていい?
これは絶対ダメ! 手前に座って待ち、時間が近づいてきたら注意深く見ておくこと。顔が見えないと探しにくいのであればどの席にいるかを連絡するなどして、解決するしかない!

【意外と知らないビジネスマナーまとめ】おさらいして明日から完璧マナーに!_18

やむを得ず上座に座ったときはどう振る舞えばいい…?
ビジネスではNG。やむを得ずでも上座に座るという状況をつくらないことが大事。みんなが入っているとき、入り口の近くに立って待つなどして、自分が座るべき場所に行けるよう準備を。飲み会などカジュアルな場では「下座に行きます」と席を替わるのは逆に失礼。「本当に申し訳ありません。本日はこちらで」と謝るしかない! 先を見通す力は30代ならつけておくこと!

【30代のちょい足しマナー】

「大事なのは、スムーズに座ること。気をつかいすぎてああでもないこうでもないと待たせるほうが目上の方に失礼です。上座・下座のルールを破るほうがよさそうな場合は“私が奥でよろしいでしょうか”などとお伺いして、臨機応変に変更することも30代には求められます」(西出さん)

4.ビジネスマナー【メール・電話編】

【意外と知らないビジネスマナーまとめ】おさらいして明日から完璧マナーに!_19

CC、BCCの使い分けってどうすればいいの?

CC向き

誰が受信しているかわかったほうがスムーズなもの。CC内に含まれる人同士が面識がある、または仕事でのかかわりがあること。会議の通知などの社内連絡、グループやプロジェクトチーム内の情報共有など。


BCC向き
面識のない人たちに一斉送信するとき。案内メールや広報メールなど。冒頭に「BCCで一斉送信しています」の一文をつけると親切。

メールってすぐ返さなきゃダメ?

結論が出てから返信したいけど、いつまでなら返さなくていい?と、悩む前に「拝受した」ということだけは取り急ぎ返信しておくと安心。「この人だったら拝受メールは必要ないかな」という相手でも、3日以上あけるのはさすがに失礼なので、それまでに返信を。

【意外と知らないビジネスマナーまとめ】おさらいして明日から完璧マナーに!_20

メールのやりとりをやめるタイミングっていつ? 自分から終わらせるべき?

こちらも決まりごとはないため、よいと思うところで切り上げてOK。「ありがとうございました」のみの内容のものがこれ以上続くのは変だなと思ったらやめよう。自分が頼み事をする側なら、できれば自分のメールで終わるように。

メールをやりとりしている他社の人から身内にご不幸があったとの連絡が…。どの程度、親身になっていいもの?

「お悔やみ申し上げます」と伝える程度でOK。スケジュールの変更などが伴う場合には、最後に「本日のキャンセルをお気になさらないでください」と添えておけばバッチリ。ただし、上司には報告すること。相手との関係によっては、電報や供花の手配の必要があるかも

【意外と知らないビジネスマナーまとめ】おさらいして明日から完璧マナーに!_21

上司とのLINE。どこまで連絡していい?

「何でもLINEで連絡してくる!」と怒る先輩もいるものの、実は「この連絡にLINEはダメ」というマナーはないよう。むしろ、職場で「どこまでLINEで連絡してよいか」をはっきりさせ、無駄にイライラする人が出ないようにすることがマナー。後輩も先輩もいてどちらの気持ちもわかる30代が、取り決めをしようと提案するべき!

【30代のちょい足しマナー】

「LINEの例もそうですが、連絡手段は時代とともに変化しています。新しいものを使うことは、マナー違反ではありません。手軽な新しい手段を使いたい若者と、それは失礼だという先輩の間に立ち、ルールを決めていくことが、30代の“マナー”かもしれません」(西出さん)

5.ビジネスマナー【言葉編】

【意外と知らないビジネスマナーまとめ】おさらいして明日から完璧マナーに!_22

【普通の言い方】   【尊敬語】    【謙譲語】

   会う     お会いになる   お目にかかる

   言う     おっしゃる    申す

   行く     いらっしゃる   伺う・参る

   来る     いらっしゃる   伺う・参る   

          お越しになる

   いる     いらっしゃる   おる

   聞く     お聞きになる   伺う・拝聴する

   見る     ご覧になる    拝見する

   する     される・なさる  いたす

   食べる       召し上がる    いただく

   与える       くださる     差し上げる

   もらう       お受けになる   頂く・頂戴する・たまわる

   帰る     お帰りになる   失礼する

  知っている   ご存知でる    存じている・存じあげる

   思う     思いになる    存じる

          お考えになる

名詞の尊敬語と謙譲語

【普通の言い方】      【尊敬語】      【謙譲語】

   会社         御社・貴社      弊社・当社

   団体          貴会         小会

   店舗          貴店         当店

   担当者        ご担当者さま     担当の物

              ご担当の方

   同行者        お連れさま      連れの物

間違いやすい敬語を知りたい!

社会人生活が10年近くても、敬語をマスターできてないかも!? 実は周りから「あれっ」と思われている、間違いやすい敬語はこちら。

【意外と知らないビジネスマナーまとめ】おさらいして明日から完璧マナーに!_23

× 先生がおっしゃられていました

○ 先生がおっしゃていました


× こちら、コーヒーになります

○ こちら、コーヒーでございます


× ご注文のお品になります

○ ご注文のお品です


× お名前を頂戴できますか

× お名前をいただけますか

○ お名前を教えていただけますか


× ヤマダ様でございますね

○ ヤマダ様でいっらしゃいますね


× ヤマダ様はコーヒーでいらっしゃいますね

○ ヤマダ様はコーヒーでございますね

【30代のちょい足しマナー】

「言葉遣いで“堅苦しすぎるかな”と思うようなら、少しやわらかくしてみてもOK。もう新人ではないので“どこから失礼になるか”は、ご自分でジャッジできるはずです。相手と自分が居心地のいい関係になれるよう、“こうしたほうがいい気がする”と思ったら、ぜひチャレンジして」(西出さん)

6.ビジネスマナー【コミュニケーションあれこれ編】

Q 正しいお辞儀の仕方は?

A 正しい姿勢で、頭を下げたら2秒静止

【意外と知らないビジネスマナーまとめ】おさらいして明日から完璧マナーに!_24

こちらが正しい立ち方。靴のかかととつま先部分をそろえ、手はボトムのサイドの縫い目に中指を合わせ、背すじをきちんと伸ばす。

↓ 1、2と数えて45度に

【意外と知らないビジネスマナーまとめ】おさらいして明日から完璧マナーに!_25

お辞儀をするときは、両手を前でかるく重ね、背すじを伸ばしたまま腰から前に倒す。倒したまま2秒静止し、3秒目から上体を起こして。

Q あて名の裏面の正しい書き方は?

A 差出人住所の位置は中央より右!

【意外と知らないビジネスマナーまとめ】おさらいして明日から完璧マナーに!_26

人の住所は、中央よりも右に、名前は左に。封をしたら中央部に「〆」を。日付もあると親切。

Q お酌を断ってもいいの?
A 後輩相手なら断らないのも教育


お酌は必ずしもしてもらわなければならないものではないけれど、特に新入社員相手なら断らないこともマナー。社外の飲み会ではお酌をしなければならない場所もあるので、後輩教育だと思って受けておこう。また、その場に自分より目上の人がいる場合も断らないこと。

Q 会社で出されたお茶、いつごろ飲めば…?

A すすめられたら or 担当者が飲んだら


飲んでもいいのか判断に困るという人もいるけれど、もちろん飲んでもOK! ただし、上司が同行している場合は上司より先に飲むとマナー違反なので注意。

Q 有給で行った旅行のお土産、誰まで買うのがマナー?

A 買う範囲にマナーはない! ただし渡さない人には見えない場所で配ること


職場の慣習に習うのがベスト。先輩にどこまで買えばいいか確認するのが手っ取り早い。「あの人はもらったのに私はもらっていない」というゴタゴタを極力避けるため、お土産を渡さない相手からは見えない場所で渡すのはマナーかも。

Q 付せん紙で上司にメモを残すとき、なにかマナーはある?

A 単語にせずでずます調で。目につく場所に貼る

【意外と知らないビジネスマナーまとめ】おさらいして明日から完璧マナーに!_27

いくら簡単なメモといっても、丁寧さに欠けるものはNG。「おつかれさまです」というひと言や敬語を忘れずに。また、目につく場所に貼り、その後見てもらえたかどうかもきちんと確認するべき。

Q 明らかに接待される側。財布って出したほうがいい?

A 一応出しておけば間違いない!


明らかな接待の場合は出さなくても問題ないけれど、迷うなら出しておくと安心。相手がいいと言ったらすぐに引いて「ごちそうさまです。ありがとうございました」とお礼を言えばOK。もちろん「出してもらって当たり前」という態度は禁物。

Q 仕事のミスの謝り方のマナーを再確認したい!
A 自分のミスは迅速、丁重に後輩のミスは、自分の責任だと謝る


自分のミスの場合は、速やかに丁寧に謝り、絶対に誰かのせいにしないこと。もし、何か言いたいことがあるならば、「言い訳に聞こえるかもしれませんが」というクッション言葉をつけてから。後輩のミスの場合は、本人だけではどうしようもなくなった場合に相手にお詫びを。「上司の××です。私の指導の不徳のいたすところで」「今後も指導をしてまいります」と、自分の責任だとしっかり伝えて謝罪しよう。謝罪に行く際は、ミスをした後輩も同席させること。

Q 乾杯のとき、グラスの下げ合い合戦になることが…
A 「恐れ入ります」と添えてそのまま乾杯

【意外と知らないビジネスマナーまとめ】おさらいして明日から完璧マナーに!_28

とりあえず1回下げてみて、相手がさらに下げるようならひと言添えてそのまま乾杯してOK! そもそも目上の人がグラスを下げることがマナー違反。自分の立場を考えながら乾杯しよう。

Q 上司が間違っているときの指摘の仕方は?

A 「相手が正しいかもしれない」を前提に


上司のミスや不注意を指摘するのは難しい。話し始める際に「私が間違っているかもしれませんが」と言っておくと、角が立たない!それでもダメな場合は「先日確認した際は〜でしたが、なにか状況が変わりましたでしょうか?」と、聞いてみる。「相手が悪い」と断定しない言い方をしよう。

Q ドアのノックの回数は?

A 3回!


日本のビジネスシーンでは3回にしておくのがベター。また、自分の会社でお客さまをご案内している状況ならばドアの開け方にも注意。「ドアを開けるときはドアとともに動く」「あいている手でドアを押さえる」「あいている手で室内を指し、“どうぞ”と声をかけてお客さまを誘導する」が基本動作。

Q 肩書で呼ぶのってアリ?(社内の場合・社外の場合)

A ○○部長ならセーフ!


社外の相手は「部長の○○さま」と呼ぶのが正しいけれど、いちいち長くなると感じたときは名前+役職で。部長も課長もたくさんいるので、名前をつけるのはマスト。

正しいビジネスマナーとは?

【意外と知らないビジネスマナーまとめ】おさらいして明日から完璧マナーに!_29

「マナーに過敏になり、細かいことを気にしすぎている人が多いと感じます。マナーとは思いやりの心。マニュアルではありません。“マナーどおりにしなければならない”ととらわれ、ストレスを増やさないでくださいね。ここに書いてあることは“思いやりのかたち”として、知っておくだけで充分。現場は、マナー本や雑誌に書いてあるとおりではありません。その場その場で相手の立場に立って考え、相手が気持ちよくいられるよう配慮すれば大丈夫ですよ。マナーを気にしすぎないように!」(西出さん)

教えてくれたのは…

西出ひろ子さん

マナーコンサルタント・美道家。『運のいい人のマナー』(清流出版)など、著書多数。


『知っておきたいマナーの基本』 マイナビ出版 740円

ビジネスからプライベートまでの基本マナーを網羅。





 

イラスト/長谷川ちひろ 取材・文/東 美希 構成/倉田明恵〈BAILA〉 監修/西出ひろ子 ※BAILA2019年12月号掲載

Feature特集