在宅勤務にも慣れてきたはずなのに、何でこんなに疲れるの？ 気後れしてしまいがちなリモート会議は、進行役も参加者も今よりできることがたくさんある！ 公認心理師の山名裕子さんと㈱テレワークマネジメント代表取締役の田澤由利さんに教えてもらった。
進行役も参加者もできることがたくさんある！【リモート会議編】
もっと改善の余地あり！「リモートではできない」という意識の問題が大きい
リモート会議にはプラスとマイナスの両面があり、より長所を生かして短所を補うことができると田澤さんは語る。「まずプラス面として、感染防止は言わずもがなですが、ほかにも対面会議ではマスクを着用しているのでリモートのほうが口もとまで表情がよく見えます。画面共有や録画の機能があるなどの利点も。マイナス面は通信のタイムラグ、空気感や熱量が伝わりづらい点が挙げられます。通信面は技術の進歩を待つよりありませんが、それ以外は運営手法で改善できることが実は多いんです。ただその壁になっているのが『リモートではできない』という思い込み。ここで具体的な改善策を説明しているので、よりよい会議を運営するお役に立てたら嬉しいです」
Q リモート会議で場の空気をうまくつくるためにできることは？
A 運営方法で雰囲気が変わるので進行役は腕の見せどころ
「会議の運営によって空気が左右される面が大きいので、進行役の人はリアルよりリモートのほうが責任重大。意見を引き出す、まとめる、場を共有する力量が問われます」（田澤さん）
A 参加者はリアクションを大きく！気をつかいすぎずにその時間を楽しむことを意識して
「参加者はテレビ番組のワイプ内くらいのオーバーリアクションを。互いに気をつかいすぎるとぎこちない空気が伝染するので楽しむ気持ちを大切に」（山名さん）
Q リモート会議で発言を切り出すためのコツはありますか？
A 声を発するには勇気がいるので目線を向ける、挙手など動きでアピール
「進行役に発言しやすい場づくりや運営を頑張ってもらいたいところですが、参加者も前向きな表情や姿勢でアピールしましょう。画面越しで誰かに気づいてもらえます」（田澤さん）
A 会議に一緒に出る同僚や上司に事前に共有して振ってもらう
「事前に誰かしらを味方につけて乗り切る方法も。同じ会議に出る人に『この話を会議内でしたいので振ってもらえませんか』と情報を共有しては」（山名さん）
Q 発言者以外はミュートにすることで会議が盛り上がらないときは？
A 参加者に当事者意識を持ってもらうフェアに参加できるルール作りを
「会議の目的は参加者の音を聞くことではないので発言者以外はミュートにしてもいいと思います。ただ、発言しやすい公平なルールを作ることが大事。発言が少なければ順番に全員当てると発言したい人を引き出せます。顔が出ている出ていない、同じ会議室にいる人と在宅勤務者といった不公平をなくすことも当事者意識を高めます」（田澤さん）
Q 会議中に議題に関係ない話をうまく切り上げて戻す方法は？
A 進行役が最初に時間配分の宣言をタイマーのアプリを使う手も
「たとえば私は議題を提示して『20分ずつをめどに進めたいと思います。長くなる場合は切り上げますがご容赦ください』と言って始めたりも。上司が話しているとブレイクしたくない空気になりますが、たとえばタイマーアプリを使ってアラームが鳴るようにセットして時間管理をすると、本当に鳴ったらみんな大笑いですよ」（田澤さん）
Q リモート会議に向いている会議、向いていない会議ってあるの？
A 運営側の工夫次第。議題による向き不向きはない
「アイディアを出すブレスト会議は向かないといわれることがありますが、私は運営次第だと思います。たとえば画面に顔が並ぶことで緊張感が漂ってしまう場合は、資料を大きく映し出したり、パワーポイントの画面をリアルな会議のホワイトボードに見立ててその場でメモをしながら進行役が会議を進めていくのも有効です」（田澤さん）
Q 初対面のクライアントとリモート会議で信頼関係を築くには？
A 自己紹介の仕方に工夫を！努力の差は確実に出てくる
「リモート営業の初対面でフリップを持って自己紹介をした人がいて印象に残りました。画面の背景を選ぶなどリモートならではの工夫ができますね」（田澤さん）
A 特別感のあるリアクションでまた話したいという関係性を構築
「聞くリアクションも重要。話に真摯に対応することで、相手がこの人にはよく話を聞いてもらえるという感覚を抱き、また会いたいという気持ちにつながります」（山名さん）
㈱テレワークマネジメント代表取締役
田澤由利さん
㈱ワイズスタッフ、㈱テレワークマネジメント代表取締役。企業へのテレワーク導入支援や国や自治体のテレワーク普及事業を実施。
公認心理師
山名裕子さん
「やまな mental care office」を開設し、心の専門家としてストレスケアからビジネスまでカウンセリングを行う。メディアでも広く活躍。
イラスト／大窪史乃 取材・原文／佐久間知子 構成／田畑紫陽子〈BAILA〉 ※BAILA2021年9月号掲載
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