ビジネスメール基本のき♥英語で「依頼する」「リマインドする」「謝る」方法

Hello people！

スーパーバイラーズの萱野（かやの）ゆかです。
久しぶりの更新になってしまいました。

なんというか、こんなこと書くなよって感じですが・・
ブログを書くモチベーションが下がってしまい。

インスタでアンケートを取ると
ファッションのこと、英語のことを書いて欲しい！という方が多くて
ぜひそうしたいのですが、ランキングに食い込まないと
しゅ～んとしてしまうんですよね～～～

（インスタやブログでどんな人間に見えているか不明ですが、私は聖人ではないのです・・！）

それでもバイラーズのかわいい友人が
私の英語記事を楽しみにしてると言ってくれたので
ぼちぼち書いてみようと思いますｗ

本題に入る前にちょっと余談を。

先日6/4に誕生日を迎えて、また一つ年を重ねて
職場の方に温かくお祝いしてもらって
すごくうれしかったです～～

フリーランス歴が長かった私にとって
こんなに愛に溢れた誕生日は久々。

なんかね～～～私のことを
She's an asset to the team
彼女はチームにとって「財産」って言ってくれた方とかもいて（泣）
仕事と家庭を両立していて素敵です、とかね。

そんなこと言われたことあります？
日本人は思いつかないような表現じゃないですか？！

ストレートに褒める文化に身を置きすぎて
これが当たり前になりつつある自分がちょっと怖い。

けど、些細なことであってもこぼさずに褒めてもらえることって
日々のモチベーションになるのは事実。

その逆もまた然り・・

目に見える形でご褒美があるからこそ頑張れますよね。

では本題に。

ビジネスの英語で相手に「依頼」する場合、
使う英語はそんなに難しくありません。

日本語の場合と同じで
「～していただけますか」と聞く形でお願いするのが基本です！
「～しておいてください。ピシャッ」ではなく、
相手に選択肢を与える表現を心掛けましょう♪

以下の3パターンを覚えておけば間違いなし！

丁寧さ★★
・Could you please／Would you please~
＝日本語にすると「～していただけますか？」に相当する表現

私の職場では、社内の場合はCan you please という場合もあり。
丁寧度が高いのはCould you please/Would you pleaseです。


丁寧さ★★★
・Would you mind helping with...
=日本語にすると「～を手伝っていただけますか？」に相当する表現

私、今だにこの答えにYesと答えそうになりますが
Not at all～と答えましょうね・・mindはいまだに慣れないです、ほんとに・・（日本人あるある）
上司と話していて、Yes....oh no!! I mean no, I don't mind doing that.. sorry. とかあります。


丁寧さ★★★
・I would appreciate it if you could ....
＝日本語にすると「～していただけると助かります」に相当する表現

ものすごく丁寧な表現なので、友達とか社内の同僚の方に使うときはあんまりないかな・・
社外のお客さんとか、社内の別の部署の会ったことがない方とかなら使っても良いかも。

でね、日本人がよく使いがちな
Please～は、もちろん「～してください」の意味だけど・・
ちょっと一方的な印象を与えてしまうので、
可能なら上記のような
「相手に選択肢を与える聞き方」にしましょう！

日本語でも「これやっておいてください」より
「やっておいていただけますか？」の方が丁寧に聞こえますよね！

あれ、昨日お願いしたデータ、まだ来ていない・・・
承認依頼したのに返事がない・・・・・

といった場合、相手に丁寧にリマインドする時はどうしたらいいでしょうか？
そんな時も「依頼する」と同様に、

丁寧に謙虚にリマインドするようにしましょう♪

例えば

・This is just a gentle (or friendly) reminder that ....
「...に関するリマインダーです。」

私の職場だと上記の表現をよく見かけます！
私も承認の依頼メールが大量に来て見過ごす（overlook）することがあるのですが
そういう時にマレーシアのチームの方から

Hi Yuka, just a friendly reminder to kindly review and approve the document we sent yesterday at your earliest convenience.

みたいなのが来ていて

「やべっ」となることがあります・・・・・・

gentleとかfriendlyが入ると
「なんか怒ってる！？！」みたいな感じが和らいでいいですよね・・！

リマインド文を書いたら、
その後は先ほどの依頼の表現を入れれば完璧です。

Hi Yuka,

This is just a reminder that the deadline of completing appraisal sheet is tomorrow.
Could you please fill out at your earliest convenience?

Best regards,

Michael

訳

ゆか

評価シートの記入の〆切が明日になっています。
早めにご記入いただいてもよろしいでしょうか？

マイケル

相手への催促で使いたくなるのが「as soon as possible＝ASAP」なのですが
これは相手の都合を考慮していない印象を与えてしまうので避けましょう。
（自分側から即刻やります！！と言う場合はＯＫ）

上の下線を引いた部分、

「at your earliest convenience」
あなたの都合がつく最も早いタイミングで＝お早めに

という表現を私の会社ではよく見かけます！
これは便利な表現なのでぜひ覚えてください♪

で、もしプッシュやリマインドのメールをもらったら、
こんな風に私は返しています。

Hi Michael,

Please accept my apologies for the delay, and thank you for your follow-up. I will circle back to you by end of day today.

Best regards,

Yuka

マイケル、

お返事が遅れて申し訳ありません。また、フォローアップをありがとうございます。
今日中に折り返しご連絡いたします。

よろしくお願いいたします。

ゆか

circle backは割と最近のビジネスの現場でよく見る表現で
get back to you と同じ意味！
円を描いて戻ってくるイメージで、「折り返しご連絡します」という表現です。

ぜひ使ってみてください♪　

謝る時は、I’m sorryでももちろんOKですが、
よりプロフェッショナルな言い方をしたいときはapologize/apologyを使いましょう！

My apologies＝申し訳ありませんの表現で、
私の職場ではよく使います。

日本的な表現の「ご迷惑をおかけして申し訳ありません」も
・My apologies for inconvenienceと言ったりします。

もっと申し訳なく言う時は、
Please take/accept my sincere apologies for...と言うこともあります。
この場合はかなり丁寧な言い方で、私の職場だと大きなミスをした時以外はあまり遭遇しないかもしれません。
自分的にかなりどんくさいミスをしたなと思う時は使ったりしますが・・・・・

I'm sorry や Sorry for the inconvenienceだと
カジュアルな表現で、同じチーム内の仲間とのチャットのメッセージでよく見かけるかも。

いかがでしたか？

職場で見かける表現も含めて簡単にご紹介をしてみました。

他にもこんな英語が知りたい！などがありましたら是非インスタのDMにてご連絡ください♪

次の記事執筆の参考にさせていただきます。

それではまた次回の記事でお会いしましょう！
スーパーバイラーズの萱野ゆかでした。

↓インスタはこちら。

SNSは、より私の人柄が分かると思います～