【クセツヨ上司のトリセツ】書類の山はタワマン級!? 「片づけられない上司」の対処法

あなたの上司はどんなタイプ？　どんなクセツヨ上司でも嫌いにならない方法はあるはず!?
上司と部下、先輩と後輩の間で“板挟み”になりがちだけれど、できればストレスなく働いて、つつがなくキャリアを重ねたい30代。そのためのコミュニケーション処世術を、秘書歴20年、15人のボスに仕えた経験をもつライターが教えます。

デスク上を埋め尽くす書類の山。デスクトップには背景が見えないぐらいのアイコンの山。そんな【片づけられない上司】の特徴を解説します！

何か質問しても、その場でレスポンスが返ってこないのが最大の特徴！　なぜなら該当の資料がすぐに出てこないから！

ほかにもこんな生態が……

●デスクの引き出しを開閉する回数が多い
●いるの？　いないの？　書類の山に視界を阻まれ、至近距離まで近づかないと存在すら不明
●社歴が長い、または異動が多い
●何年も前のノベルティ、とっくに消滅した部署名の名刺、終売した製品のカタログなどを保管している
●デスクトップがファイルだらけ（チームで共有したいファイルも「とりあえず」デスクトップに保存するのはヤメテ）

身近な上司の行動パターン、チェックしてみて！

焦らず、急かさず、余裕を持って！　たまには探し物を手伝って、「資産」の全貌を把握せよ！

◎「私も同じ資料をいただいていましたので、今回はこちらを使いましょうか？」

メンバーとして自分も同じ資料を持っていれば、探す手間が省けてとても喜んでいただけるはず。

◎「きっと○○さんならお持ちだと思うのですが」

とにかく何でもため込んでしまう片づけられない上司。

どんな資料も（ゆっくり探せば）図書館並みにそろっているので、資料室として利用させていただきましょう。

×「急ぎお返事いただきたいのですが」

「片づけられない上司」は急かされることが多く、いつも頑張って探し物をしています。さらに急かしてしまうと「そんなことはわかってる！」と逆効果。

「急いでいる」とは明言せず、チラ見したり頻繁に視界に入るなど、まずは態度で圧をかけながら様子を見守りましょう。運よくすぐに資料が見つかったらラッキー！？

×「もうこれ、不要ですよね？」

明らかに不要だと思われる資料も、自分のタイミングで処分したがるのも片づけられない上司あるある。タワマン書類が崩壊しそう、社内サーバーのメモリが足りない、などの甚大な被害がないようなら、そっとしておいてあげましょう。

そんな「片づけられない上司」を社外の人に「どんな人？」って聞かれたら、どう答えるのがいいでしょうか？　「とにかく整理整頓ができなくて……」なんてさすがに失礼ですよね？　

そんな時のオススメコメントがコレ！

◎「過去の資料もなんでもお持ちで、お話も楽しいです」

　→片付けられないデスクには、私の知らない社史がある！

◎「私がうっかりデータを削除してしまっても、上司がフォローしてくださるのでありがたいです」

　→なんでも「念のため」デスクトップに保存しているから、バックアップはお任せ！

誰だってほめられて嫌な気持ちはしないもの。マイナス用語はプラス変換するくせをつけておくと、オフィスのどのシーンでも使えます。

対して同じチームの部下や後輩には、「虎の巻」を作ってシェアしておくと安心です。

たとえば……

重要書類や郵便物は手渡しで
　→特に重要なものは、面倒でも声掛けとともに手渡しがマスト。デスクや書類トレイに置くと、後々探し物が増えるだけ！

ファイルタイトルはシンプルに
→日付や名前だけ、などすぐ検索できるタイトルをつけてもらえば、コピーもそのコピーでも、またまたコピーでも、誰でも検索可能に

新しいプロジェクトが始まったら、即座に新規フォルダを作成して誘導を！
　→共有ファイルが上司のデスクトップにしかない！という事態を防ぐため、先回りしてファイルの保存場所を作ってあげると安心

作業中に遠くを見出したらアイコンタクト！
　→上司が遠くを見ながらぼんやりしていたら、PCの起動待ち？　今こそデスクトップの整理を申し出て必要ファイル捜索のチャンス！

「お宝」はありがたくいただいておこう
　→片づけられない、でも捨てられない「デスクのお宝」をくださったら、とりあえず嫌な顔をせずに受け取っておくこと。社史作成の際などには貴重品に？

素敵先輩は社内のトレジャーハンター？　片づけられない上司も特徴＆対処法をきっちり把握しておけば、お宝ゲットの可能性も♪　部下や後輩とも楽しみながら、今日も「三方よし」のチームワークで乗り切ろう！

イラスト／green K