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問い合わせの返事に「先日もお伝えしましたが」と言うのはNG! 代わりに何て言う?【働く大人の言いかえ術 vol.22】

良好な人間関係は、日々のひと言の積み重ねから!ビジネスシーンでの「よけいなひと言」を「好かれるセリフ」に変える言いかえ術をご紹介。第22回は、「先日もお伝えしましたが」の言いかえについて。

問い合わせの返事に「先日もお伝えしましたが」と言うのはNG

Panumas Yanuthai/shutterstock

■「先日もお伝えしましたが」と言うのがNGなのはなぜ?

わからないことがあって問い合わせをしてきた相手に、「先日もお伝えしましたが」と伝えると、「この前も言いましたよね? 確認していないのですか?」という無言の圧力を与えてしまいます。

問い合わせに対して失礼がない返事をするには、あえてへりくだった言葉を添えて、そのうえで相手を困らせないようにする配慮が必要です。

いきなり「先日の件」「前回の」と言われても、そのことについて頻繁にやりとりしていなければ、すぐにパッと思い出せないことも。すると、「先日」や「前回」を確認するために、相手は履歴をさかのぼらなくてはいけません。その時間と手間をかけさせることはイライラを招きます。

■言いかえるならこれ!

問い合わせの返事に「先日もお伝えしましたが」と言うのはNG。
では言いかえるなら何て言う?



↓↓↓



「説明がわかりづらくて失礼しました


が正しい!

「先日」「前回」の内容を相手が覚えているとは限らないので、より思いやりのある親切な対応を。

■さらに上手に使うには?

あえてへりくだって「こちらの説明がわかりづらく失礼いたしました」といった言葉をつけた後に、前回伝えた内容を省かないようにしましょう。

詳細を再送するか改めて簡潔にまとめるなどして、そのメールだけですべてが理解できるように配慮してください。再送する場合は、「〇月〇日のメールにて送付済みのものを再送いたします」と加えれば、わかりやすいですし、こちらのミスではないことをさらっと伝えることができます。

■引用したのはこちら

サンマーク出版 大野萌子著

よけいなひと言を好かれるセリフに変える 言いかえ図鑑

サンマーク出版 大野萌子著


公認心理師、産業カウンセラー。一般社団法人日本メンタルアップ支援機構(メンタルアップマネージャ®資格認定機関)代表理事。2級キャリアコンサルティング技能士。法政大学卒。

企業内カウンセラーとしての長年の現場経験を生かした、人間関係改善に必須のコミュニケーション、ストレスマネジメント、ハラスメントの分野を得意とする。官公庁をはじめ、大手企業、大学等で5万人以上に講演・研修を行う。テレビ、ラジオ、新聞などのメディア出演、監修多数。

取材・文/佐久間知子

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