良好な人間関係は、日々のひと言の積み重ねから！ビジネスシーンでの「よけいなひと言」を「好かれるセリフ」に変える言いかえ術をご紹介。第22回は、「先日もお伝えしましたが」の言いかえについて。
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■「先日もお伝えしましたが」と言うのがNGなのはなぜ？
わからないことがあって問い合わせをしてきた相手に、「先日もお伝えしましたが」と伝えると、「この前も言いましたよね？ 確認していないのですか？」という無言の圧力を与えてしまいます。
問い合わせに対して失礼がない返事をするには、あえてへりくだった言葉を添えて、そのうえで相手を困らせないようにする配慮が必要です。
いきなり「先日の件」「前回の」と言われても、そのことについて頻繁にやりとりしていなければ、すぐにパッと思い出せないことも。すると、「先日」や「前回」を確認するために、相手は履歴をさかのぼらなくてはいけません。その時間と手間をかけさせることはイライラを招きます。
■言いかえるならこれ！
問い合わせの返事に「先日もお伝えしましたが」と言うのはNG。
では言いかえるなら何て言う？
↓↓↓
「説明がわかりづらくて失礼しました」
が正しい！
「先日」「前回」の内容を相手が覚えているとは限らないので、より思いやりのある親切な対応を。
■さらに上手に使うには？
あえてへりくだって「こちらの説明がわかりづらく失礼いたしました」といった言葉をつけた後に、前回伝えた内容を省かないようにしましょう。
詳細を再送するか改めて簡潔にまとめるなどして、そのメールだけですべてが理解できるように配慮してください。再送する場合は、「〇月〇日のメールにて送付済みのものを再送いたします」と加えれば、わかりやすいですし、こちらのミスではないことをさらっと伝えることができます。
■引用したのはこちら
公認心理師、産業カウンセラー。一般社団法人日本メンタルアップ支援機構(メンタルアップマネージャ®資格認定機関)代表理事。2級キャリアコンサルティング技能士。法政大学卒。
企業内カウンセラーとしての長年の現場経験を生かした、人間関係改善に必須のコミュニケーション、ストレスマネジメント、ハラスメントの分野を得意とする。官公庁をはじめ、大手企業、大学等で5万人以上に講演・研修を行う。テレビ、ラジオ、新聞などのメディア出演、監修多数。
取材・文／佐久間知子
Baila Channel
